1) Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie darüber auf, wie wir personenbezogene Daten innerhalb unseres Onlineangebotes nutzen und zu welchem Zweck das geschieht.

Sie können diese Unterrichtung jederzeit auf unserer Webseite abrufen.

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Wir erheben, verwenden und speichern personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der Datenschutzgesetze. Das sind insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz-Neu (BDSG-Neu) und landesspezifische Datenschutzgesetze. Konkret bedeutet das, Ihre Daten werden wir nur dann nutzen, wenn dies gesetzlich erlaubt ist. Das heißt, wir dürfen Ihre Daten verarbeiten, wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer Leistungen (beispielsweise Bearbeitung von Anfragen) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Ihre Einwilligung vorliegt, oder wenn es aufgrund unserer berechtigten Interessen (wirtschaftlichen Betrieb unseres Geschäfts und der Sicherheit unseres Onlineangebots) gerechtfertigt ist, die Daten zu verarbeiten.

Die verwendeten Begriffe, wie beispielsweise „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ entsprechen den Definitionen der DSGVO.

2) Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die:

urbanicom e.V., Am Weidendamm 1A, 10117 Berlin, Telefon +49 (0) 30 726 250 25, Telefax +49 (0) 30 726 250 99, info@urbanicom.de, www.urbanicom.de

3) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Herr Nils Gustke, Gesellschaft für Personaldienstleistungen mbH, Pestalozzistraße 27, 34119 Kassel, Telefon +49 (0) 561 7896868, Telefax +49 (0) 561 7896861, gustke@gfp24.de, www.gfp24.de

4) Rechtsgrundlagen

Wir weisen darauf hin, dass folgende Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung bestehen:

• Einwilligungen Art. 6 Absatz 1 a) und Art. 7 DSGVO.
• Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen, Durchführung vertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO.
• Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.
• Wahrung unserer berechtigten Interessen, Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO.

5) Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter

Wir geben Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben an Dritte weiter, beispielsweise wenn dies auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO gerechtfertigt ist.

Wenn wir Dritte einsetzen, um unser Onlineangebot bereitzustellen, treffen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, damit wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen.

6) Erhebung und Verwendung von Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten jedes Nutzers, soweit dies erforderlich ist, damit der Nutzer unser Onlineangebot nutzen kann. Dazu gehören insbesondere Merkmale zur Identifikation des Nutzers und Angaben zu Beginn und Ende sowie des Umfangs der Nutzung unseres Onlineangebots.

Wir erheben bei jedem Aufruf unseres Onlineangebots eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert (siehe hierzu Nummer 8 dieser Datenschutzerklärung).

7) Sicherheit

Wir unterhalten technische und organisatorische Maßnahmen, damit wir Datensicherheit gewährleisten können. Wir weisen indes darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (beispielsweise bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

8) Serverprotokolle

Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich unser Onlineangebot befindet (sogenannte Server-Log Files). Diese Server-Log Files übermittelt Ihr Browser automatisch an uns. Die so erhoben Daten sind unter anderem IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Standort, Land, Bundesland, Region, Stadt, die URL (Internet-Adresse) der verweisenden Website, die abgerufene Datei, Meldung über den erfolgreichen Abruf, den Browsertyp und die Browserversion sowie Informationen über das Betriebssystem der Nutzer. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich zu statistischen Zwecken sowie zu internen Analysezwecken, wie der Verbesserung des Angebots. Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

9) Cookies

Bei unserem Onlineangebot werden Cookies eingesetzt, um das Angebot attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Wiedererkennung Ihres Browsers ermöglichen. Sie dienen damit auch dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unseres Internetangebotes zu ermitteln.

Auf unseren Websites werden sogenannte „Session-Cookies“ eingesetzt, die ausschließlich für die Dauer der Nutzung einer unserer Internetseiten zwischengespeichert und anschließend automatisch gelöscht werden.

Darüber hinaus werden sogenannte „permanente Cookies“ eingesetzt, um Informationen über Nutzer festzuhalten, die wiederholt unser Onlineangebot nutzen. Mit Hilfe der „permanenten Cookies“ können wir Nutzer wiedererkennen und ihnen eine optimale Nutzung unserer Internetangebote anbieten.

Durch eine Änderung der Browsereinstellungen kann verhindert werden, dass Cookies auf dem Rechner der Nutzer unseres Internet-Angebots abgespeichert werden. Das Speichern von Cookies kann verhindert werden, indem in den Browser-Einstellungen „keine Cookies akzeptieren“ ausgewählt wird. Dadurch kann der Funktionsumfang unseres Onlineangebotes eingeschränkt werden.

10) Matomo (ehemals PIWIK)

Wir nutzen Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Nutzerzugriffe. Bei Matomo wird die IP-Adresse der Nutzer gekürzt, bevor sie gespeichert wird. Matomo verwendet jedoch Cookies, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung unseres Onlineangebotes ermöglichen. Dabei können wir aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellen.

Wir verarbeiten die Daten zur Reichweitenanalyse mit Matomo gemäß Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO aus berechtigtem Interesse, und zwar dem Interesse an Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unseres Onlineangebotes.

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung jederzeit widersprechen. Dies geschieht, indem Sie durch einen Mausklick das Häkchen unter „Ihr Besuch dieser Website wird aktuell von der Piwik Webanalyse erfasst. Klicken Sie hier, damit Ihr Besuch nicht mehr erfasst wird.“ entfernen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein so genanntes Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und gegebenenfalls von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

11) Rechte der betroffenen Person

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu. Das sind Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.

Außerdem steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitungen zu, die auf Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO und damit unseren berechtigten Interessen beruhen.

Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen.

12) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

13) Löschung von Daten

Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald die Daten für die für sie bestimmten Zwecke nicht mehr notwendig sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen sechs Jahre nach § 257 HGB für Handelsbücher, Inventare, Handelsbriefe, Eröffnungsbilanzen etc. und zehn Jahre nach § 147 AO für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und anderen steuerlich relevante Unterlagen.

14) Anmeldung zu Veranstaltungen

Wenn Sie sich auf unserer Internetseite zu einer unserer Veranstaltungen anmelden, erheben wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:          

• ggfs. die Anrede, falls von Ihnen angegeben,
• den Vor- und Nachnamen,
• ggfs. das Unternehmen oder die Institution, dem bzw. der Sie angehören, falls von Ihnen angegeben,
• die Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• die E-Mail-Adresse,
• die Telefonnummer,
• Teilnehmergruppe (Nicht-Mitglied, Urbanicom-Mitglied, Angehöriger der öffentlichen Verwaltung, Student/-in) sowie
• die Information, ob Sie an bestimmten Teilen des Veranstaltungsprogramms teilnehmen möchten.

Wir verarbeiten diese Daten zu folgenden Zwecken:

• zur Vertragsdurchführung, insbesondere zur Rechnungstellung sowie zur Geltendmachung der Ansprüche auf Zahlung der Tagungsgebühr,
• zur Durchführung der Veranstaltung, insbesondere zur Zugangskontrolle, zur Erstellung von Teilnehmerlisten und zur Bereitstellung von Namensschildern;
• zur statistischen Auswertung der Veranstaltung und der Veranstaltungsreihe, insbesondere zur Ermittlung der Teilnehmerzahl, Entwicklung der Teilnehmerzahl innerhalb der Veranstaltungsreihe. Profile über die Teilnahme bestimmter Personen werden dabei nicht erstellt.
• für künftige Einladungen an Sie zu weiteren Veranstaltungen der gleichen Veranstaltungsreihe und ähnlichen Veranstaltungen;
• für Zwecke der Buchhaltung, soweit dies zur Erfüllung von gesetzlichen oder satzungsmäßigen Vorgaben erforderlich ist.

Zur Vertragsdurchführung erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Im Hinblick auf den letztgenannten Zweck erfolgt die Verarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO, im Übrigen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DS-GVO aufgrund eines berechtigten Interesses. Das berechtigte Interesse von urbanicom besteht darin,

• nachzuvollziehen, wer an der Veranstaltung teilnimmt und den Zugang zur Veranstaltung zu kontrollieren,
• das allgemeine Interesse an der Veranstaltung und den Erfolg der Veranstaltung im Verhältnis zu anderen Veranstaltungen zu bewerten,
• künftig Veranstaltungen, die dem satzungsmäßigen Zweck des von Urbanicom dienen, durchzuführen und dazu Einladungen gegenüber Amts- und Mandatsträgern sowie Interessenvertretern auszusprechen. Wenn Sie an einer Veranstaltung von urbanicom teilgenommen haben, gehen wir davon aus, dass Ihr Interesse am Schutz ihrer personenbezogenen Daten bei einer erneuten Einladung zu einer Veranstaltung der gleichen Reihe oder einer ähnlichen Veranstaltung unserem Interesse an der Durchführung der Veranstaltung nicht überwiegt, soweit sie der Datenverarbeitung nicht widersprochen haben.

Sie haben das Recht, der Datenverarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie an die unter 2) genannten Kontaktdaten richten.

Die Daten werden gelöscht, wenn Sie einer weiteren Verarbeitung berechtigt widersprechen, wenn das berechtigte Interesse an einer weiteren Verarbeitung entfällt oder, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

15. Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen bei unseren Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen von urbanicom werden Foto- und Filmaufnahmen angefertigt, die auch Sie als Besucher abbilden können. Sowohl durch die Aufnahme selbst, als auch durch deren Veröffentlichung, werden personenbezogene Daten der auf den Aufnahmen identifizierbaren Personen verarbeitet, nämlich die Bilddaten und ggfs. Begleitdaten wie z.B. der Zeitpunkt der Aufnahme, die Namen der abgebildeten Personen sowie deren Eigenschaft als Amts- oder Mandatsträger bzw. die Position in der Institution, die sie vertreten.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO. urbanicom hat ein berechtigtes Interesse daran, die Veranstaltung zu dokumentieren und Bilder sowie die Dokumentation für die Öffentlichkeitarbeit zu verwenden, um die Vereinsstätigkeit und die Positionen der des Vereines gegenüber den Mitgliedsunternehmen, der Politik, Wirtschaftsförderern, anderen Interessenverbänden und der breiten Öffentlichkeit anschaulich darzustellen und Meinungsbildung zu betreiben.

Sie haben auch das Recht, der Datenverarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie an die unter 2) genannten Kontaktdaten richten.

Bei Fotoaufnahmen können Sie das Widerspruchsrecht beispielsweise auch unmittelbar bei der Anfertigung der Fotografien gegenüber dem Fotografen ausüben, wenn Sie bemerken, dass Sie fotografiert werden könnten. Sie können sich der Bildaufnahme auch durch ein Entfernen aus dem Motivbereich entziehen.

16. Veröffentlichung von Aufnahmen von Veranstaltungen

Die angefertigten Aufnahmen werden von urbanicom zur optischen Unterstützung der Berichterstattung über diese Veranstaltung verwendet. Einzelne Fotoaufnahmen auf denen auch Sie identifizierbar sein können, werden möglicherweise in eigenen Newslettern, auf der öffentlich zugänglichen Internetseite des Verbandes unter www.urbanicom.de und im Fachmagazin Handelsjournal der planet c GmbH, Toulouser Allee 27, D-40211 Düsseldorf veröffentlicht. Außerdem können Bilder auch auf den urbanicom- und den Profilen des Handelsverbands Deutschland in sozialen Netzwerken Facebook (Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, U.S.A.) und Twitter (Twitter Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103 U.S.A.) veröffentlicht werden. Bei der Veröffentlichung in den genannten sozialen Netzwerken ist ein Datentransfer in die USA möglich. urbanicom hat keinen Einfluss auf die weitere Verarbeitung der Daten durch Facebook und Twitter. Informationen zur Datenverarbeitung durch Facebook und Twitter erhalten Sie unter folgenden Links: https://www.facebook.com/policy.php und https://twitter.com/de/privacy. Beide Unternehmen haben sich den Grundsätzen des EU-US-Privacy Shield verpflichtet. Weitere Informationen dazu finden dazu finden Sie unter: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TORzAAO&status=Active

Mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung und dem Betreten des Veranstaltungsorts willigen Sie der Veröffentlichung der Aufnahmen in den o.g. Medien ein. Sie haben das Recht die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenn Sie eine Einwilligung widerrufen möchten, können Sie dies unter den unter 2) angegebenen Kontaktdaten tun.

Die bei der Veranstaltung angefertigten Aufnahmen werden gespeichert, solange die berechtigten Interessen von urbanicom an einer Dokumentation und Verwendung zur Öffentlichkeitsarbeit bestehen, und anschließend gelöscht.